アパレル事務 / 総務の概要から、業務内容、求められるスキルや素質、必要/有利な資格、キャリアプラン、求人情報までを紹介します。

ファッション・アパレル業界の職種を徹底解説する連載シリーズ「アパレル業界職種ガイド」。

ファッション・アパレル業界への就職・転職を検討されている方は必見です。

アパレル事務 / 総務とは?

アパレル 事務 総務

アパレル事務 / 総務は、企業・ブランド内の各部署・セグメントの仕事が円滑になるようなサポートをする職種です。企業・ブランド内の書類作成や報告書作成、書類管理、ファイリング、電話・来客対応、備品管理・整備・発注、社内イベント企画・実施などを担います。

企業・ブランドの運営には、欠かせない仕事がたくさん存在します。その仕事ごとに、専門的に対処する職種が設置されます。ファッション・アパレル業界であれば、ファッションデザイナーやマーチャンダイザー(MD)、アパレル店長などが代表的です。しかし、業界を問わず、個別に対応する職種がない仕事もままあります。そんな他職種が担当しない仕事を一手に務める職種がアパレル事務 / 総務です。担当職種がない仕事はすべてアパレル事務 / 総務の業務範囲とも言えるでしょう。

アパレル事務 / 総務は、「OA事務」「庶務」とも呼ばれます。OAは、「Office Automation(オフィス・オートメーション)」の略称で、PCを利活用した業務自動化・効率化を指します。アパレル人事 / 労務やアパレル経理 / 財務、アパレル法務などの担当部署がない企業・ブランドの場合は、それらの業務を全て担当することも少なくありません。企業・ブランドによって担当業務領域が大きくことなるでしょう。

アパレル事務 / 総務が表立って活躍する場面は多くありませんが、スムーズな企業・ブランド運営には欠かせない存在です。

アパレル事務 / 総務の仕事内容

アパレル 事務 総務

アパレル事務 / 総務の実際の業務内容を紹介します。

企業によって内部構造が異なるので、一般的な業務の一部を挙げていきます。

書類・データ作成

各種書類・データ作成をする業務です。企業・ブランドごとに変わりますが、顧客情報や見積書・請求書の入力、議事録や決算書類からイベント案内文まで、社内フォーマットに沿ってさまざまな書類の作成に携わります。

書類管理

会議配布書類・資料や社内規定書類、稟議書、契約書、社員名簿、株主名簿、後述の「備品管理・整備・発注」「施設管理・整備」に関連する受発注書などの機密書類の管理・更新もアパレル事務 / 総務の大切な業務です。書類管理には、書類の種類や日付など適切な方法でファイリングしなくてはなりません。書類によっては、法定保存期間も定められているため、保管期間の管理も必要になります。近年では、電子書類・契約書などが普及しているため、それらのデータ管理も欠かせません。情報漏洩を防ぐため、不要になった書類の廃棄もその業務に含まれます。

電話・メール・来客・郵送物対応

企業・ブランドへの来客対応も担当業務の1つです。応接室への案内などもこの業務に含まれます。また、企業・ブランドへの電話やメール、郵送物への対応も必要です。代表連絡先に届いた各種連絡などを各担当部署・職種に分配します。

備品管理・整備・発注

企業・ブランド内で使用する備品の管理・整備・発注は、アパレル事務 / 総務の代表的な業務です。ここでの備品は、デスクや椅子などのオフィス家具はもちろん、PCやWi-Fi機器、社用携帯電話、コピー機、シュレッダー、固定電話、名刺、文房具、コピー用紙、各種消耗品など、あらゆるモノを指します。全ての品名や個数、保管場所などを過不足なく管理し、都度発注します。備品の不具合・故障・メンテナンスのために、外部企業への委託手配するなど、備品に関連する問題が発生した際の対応が求められます。

施設管理・整備

社員の働きやすい環境を整えるためにも、企業・ブランドの施設の管理・整備も備品同様重要です。オフィスや駐車場や倉庫の契約・管理から、照明器具・空調設備の調整・整備、防災設備の管理、防災訓練の手配・実施、清掃業者の手配などが含まれます。各種施設・設備のメンテナンスのために、外部企業への委託手配なども大切です。施設・設備の不具合・故障が発生した際は、迅速な対応が求められます。

社内イベント・株主総会の企画・運営

社内コミュニケーション活性のために、企業・ブランドによっては各種社内イベントを開催します。アパレル事務 / 総務は、社員総会や入社式、送別会、忘年会、社員旅行、社葬などの企業・ブランドに関わる社内イベントの企画・運営を行います。イベント会場の手配や日程・予算管理、社員の出欠管理など、社内イベントをスムーズに行うための準備から当日の運営まで担当します。取引先の慶弔事など、社外イベントに関連する業務に携わることもまれにあります。

また、株主総会の企画・運営も同様にアパレル事務 / 総務の業務です。イベント会場の手配や日程・予算管理はもちろん、必要書類の手配、招集通知、議事録作成など、外部委託を含めて準備から当日の運営を務めます。

アパレル事務 / 総務に求められるスキル・素質

アパレル 事務 総務

アパレル事務 / 総務への就職・転職する上で、求められるスキル・素質を紹介していきます。

コミュニケーション能力

アパレル事務 / 総務は、企業・ブランド運営を円滑に進行するためのサポートを担い、社内外の人と多く関わる職種です。そのため、コミュニケーション能力の高い人はアパレル事務 / 総務に向いているでしょう。加えて、アパレル事務 / 総務は備品発注など、企業・ブランド内の細かな整備を求められるため、周りに目を配る気遣いも求められます。

マルチタスクスキル

アパレル事務 / 総務の業務は多岐に渡るため、複数の業務を並行にこなすマルチタスクスキルが求められます。突然の業務やトラブルなどに対しても、冷静かつ柔軟に対応できる業務管理能力は、アパレル事務 / 総務には欠かせません。

基本的なPCスキル

アパレル事務 / 総務はバックオフィス職にあたるため、PCを操作する場面が多くあります。一般的なWordやExcel、PowerPointなど基本的なPCツールが使えることが望ましいでしょう。近年では、各種サービス・ツールが発展しているため、それらサービス・ツールを使いこなせると、アパレル事務 / 総務として活躍できるでしょう。

基本的なビジネスマナー

アパレル事務 / 総務は、関係部署との連携や来客・電話対応に際して、第一印象の良さが求められます。特に社外対応などに際しては、その企業・ブランドとの最初の接点となりえるため、最低限の敬語やメールマナーなどの基本的なビジネスマナーを習得しておく必要はあるでしょう。

アパレル事務 / 総務になるために必要/有利な資格

アパレル 業種

アパレル事務 / 総務への就職・転職する上で、必要な資格と有利になる資格を紹介していきます。

MOS(マイクロソフト オフィス スペシャリスト)

「Microsoft Office」の、Word・Excel・PowerPoint・Access・Outlookに関する技能を照明するための検定です。基礎的なPCスキルの有無を証明できるため、アパレル事務 / 総務にとっては有益です。

【応募サイト】
MOS

ファッションビジネス能力検定

ファッションとビジネスを結びつける思考や戦略などを知識として取得できます。ビジネスマナー〜ファッション文化まで幅広く学ぶことができます。

【応募サイト】
ファッションビジネス能力検定

日商PC

企業実務における文書作成や表計算などのソフト利活用能力を証明する検定です。ITの利活用に資する知識・スキルを問う内容になっており、2級以上の取得を目指すといいでしょう。

【応募サイト】
日商PC

文書情報管理士

電子書類や個人情報など、書類の最適な電子保存の方法を理解した優れた文書管理能力を証明する資格です。アパレル事務 / 総務は、書類管理に携わる機会が少なくないため、取得するのもおすすめです。

【応募サイト】
文書情報管理士

アパレル事務 / 総務になるためのキャリアプラン

アパレル 業種

アパレル事務 / 総務は学歴や資格の制限は特にないため、未経験者可能な場合が多い傾向にあります。アパレル販売に次いで、未経験からファッション・アパレル業界に入れる間口の広い職種と言えるでしょう。

もちろん、ファッション・アパレル業界内外で事務 / 総務経験がある人は優遇されます。
未経験からアパレル事務 / 総務への就職を検討されている方は、上記「アパレル事務 / 総務に求められるスキル・素質」「アパレル事務 / 総務になるために必要/有利な資格」でも記載しましたが、一般的なビジネスマナーと基礎的なPCスキルを習得しておくといいでしょう。

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【参考文献】
「ファッション辞典(第4版)」(大沼淳、萩村昭典、深井晃子 監修、文化出版局、1999)
「増補新版 図解服飾用語辞典」(杉野芳子 編著、ブティック社、2003)
「1秒でわかる!アパレル業界ハンドブック」(佐山周、大枝一郎、東洋経済新報社、2011)
「ファッション業界大研究[第2版]」(ファッション&ソフトマーケティング研究会 編著、産学社、2019)
「ファッション業界大研究【改訂版】」(オフィスウーノ 編、産学社、2008)
「アパレル素材企画 プロフェッショナルガイド」(野末和志、繊研新聞社、2019)
「役に立つアパレル業界の教科書」(久保茂樹、文芸社、2016)


READY TO FASHION MAG 編集部

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