カンタンな仕組みで、属人化させない仕事術。

https://blog.ourhome305.com/column/73699/
OURHOME Emiです。

今日は「カンタンな仕組みで、属人化させない仕事術」についてお届けします。

みなさんがお勤めの会社でも、
「この仕事は、この人しかできない！」という感じで属人化している仕事はありませんか？

その人以外にその仕事を再現することが難しくなると、後輩に任せられなかったり、その人が休んでしまうと、もう仕事が回らなくなってしまったり。それは、会社としてはあまり良くないことですよね。

最近のOURHOMEで言うと、商品ページのつくり方が割と属人化しているかもなあ、と感じていました。

そして今回は、それを解決するためにスタッフが作ってくれたある仕組みをご紹介します◎

商品ページづくりは、伝統芸！？

OURHOMEの商品ページ

OURHOMEの商品ページは、他の会社さんと比べると、ひとつの商品に対して、写真やコピーの量がすごく多いのかなと思っています。

オンラインショップは、私Emiが独立した頃からスタートしていたので実はもう11年目！
最初の3年間は私ひとりで、コピーを書いて、写真撮って、商品名を付けてと、すべて自分でやっていました。

それから3年後に夫と一緒に経営することになり、写真は夫が担当（もともとすごく上手！）、コピーは私が書くような感じに。そのあと、入ってくれたスタッフ佐藤と山崎に、ページづくりを徐々に伝えていきました。2人はもともと通信販売の会社で働いていたので、「ツーといえばカー！」という感じで、スムーズに進んでいけたんです。

私から2人に継承できていった商品ページづくりの仕事。でも最近は「佐藤さんと山﨑さんにしかできない…」というような、2人の伝統芸みたいな感じに…！

後輩スタッフが、商品ページを白紙の状態から最後まで仕上げていくのに、ものすごく時間とパワーを使う。だけれどなかなかうまくいかず、やり直すことがすごく続いて…。

そこで「みんながカンタンにできる仕組みにしていこう！」となりました！

フォーマットで、65%まで仕上げられる！
　佐藤がつくったウェア商品ページのフォーマット

仕組みを考えてくれたのはスタッフ佐藤。
彼女は、私と一緒にウェアの企画を担当してくれていて、ページの統括もしてくれています。

で、新しく入ったそのスタッフに伝えていくために、 【販売ページのフォーマット】を、作ってくれたんです。

ページ全体の流れや構成を1から考えなくてもいいように、
構成が上から順に流れていくように型となるフォーマットを作成。

そして、「ここに、こんな内容のコピーと写真を入れてね」ということもざっくり書いてあり、それに沿って写真とコピーをスタッフが埋めていけるようになっています。

そうすることで、佐藤いわく「まだ慣れていないスタッフでも、65%ぐらいは仕上げられるような仕組み！」と！

そこから佐藤が修正をして、最後95%ぐらいのタイミングで私が最終チェックをしていきます。

・企画した時の意図が反映されているか？
・写真はこれを前に持ってきた方がもっと良くなるかも？
・お客さんが知りたいと思っていることは、もうちょっとここじゃない？

みたいなことを、追加させてもらい、最後100%になるという感じです。

業務をカンタンにできる仕組みをつくって誰でも65点ぐらい狙えるように。いずれは95点まで目指してもらって、最後の5点をみんなで整える。

そうやって100点にして、お客さまの元に届けていきたいなという気持ちでいます！

この人にしかできないという仕事はもちろん必要な部分もあります。

でも、カンタンな仕組みをつくることで、後輩に伝えやすくなり、会社としてもすごく成長できるんじゃないかなと感じています。

家庭の中でも、属人化をなくすとラクに！

この属人化は、家庭の中でもそう。

例えばゴミ出し。お母さんのルールが見える化されていなかったらどうでしょう？

誰かが手伝ってくれても「ルールがどうして伝わらないのよ！」となってしまいますよね。
でもそれは、ゴミ出しが属人化しているということだと思うんです。

わかりやすいようにゴミ袋はそのゴミ箱の底に入れておくなど、カンタンな仕組みをつくる。
そうすると、いちいち説明しなくてもちゃんと伝わる、なんていうこともあるかもしれません。

できるだけ仕事や家事も属人化しないように。

私たちも頑張って進めていきたいと思っています！

2023.10.23
Emi

仕事術 仕組み